Albarán, factura, recibo

También podía haber titulado este post: entregar, vender, cobrar. Aunque los verbos están claros, todavía son muchos los que confunden los documentos pertinentes para cada operación (supongo porque desconocen exactamente su validez o simplemente les interesa estar instalados en la ignorancia). Hoy espero aclarar los diferentes documentos relacionados con la compra venta de mercancías y servicios.

Antes de Semana Santa una amiga, que trabaja en una ONG (no la cito para no perjudicar a nadie), me comentó que habían comprado mobiliario de segundo mano para un economato. Cuando la empresa sirvió los muebles iban acompañados del albarán que ascendía a 5.000 euros, pero cuando llamó a la empresa para reclamar la factura le dijeron que… prefiero reservarme el comentario. Mientras me contaba la historia pensé que a lo mejor la empresa que vendía estos productos de segunda mano desconocía las diferencias entre: alabarán, factura y recibo, o simplemente que se había hecho un lío con las excepciones a la emisión de facturas.

El albarán es un documento que acredita la entrega de un pedido. El receptor de la mercancía debe firmarlo para dar constancia de que la ha recibido correctamente.

Un recibo sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. Los recibos, por lo general, se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.

Ahora bien, una operación económica debe expresarse en una factura. Se trata de un documento mercantil que refleja una operación de compraventa. Los datos o  información que debe aparecer en una factura son:

  • Número y serie. La numeración será correlativa.
  • Datos del vendedor: nombre y apellidos o denominación social. Número de identificación fiscal (NIF). Dirección completa.
  • Datos del comprador: nombre y apellidos o denominación social. Número de identificación fiscal (NIF). Dirección completa.
  • Descripción de los bienes y servicios objeto de la operación.
    • cantidad
    • precio unitario
  • Contraprestación total. Se incluyen los gastos de:
    • comisiones
    • transportes
    • descuentos
    • etc.
  • Tipo tributario y/o tasa de IVA que se aplica.
  • Precio total y cantidad a pagar.
  • Lugar y fecha de emisión.

La factura correctamente cumplimentada se considera como justificante fiscal. El receptor tiene el derecho a la de deducción del impuesto, concretamente el IVA: impuesto de valor añadido. Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura como los recibos o tiques. La obligación de expedir factura podrá ser cumplida mediante la expedición de tique y copia de éste en las siguientes operaciones, cuando su importe no excede de 3.000 €, IVA incluido:

 a)     Venta al por menor.

b)     Ventas o servicios en ambulancia.

c)      Ventas o servicios a domicilio del consumidor.

d)     Transporte de personas y equipajes.

e)     Servicios de hostelería y restauración y suministro de bebidas o comidas para  consumir en el acto.

f)       Salas de baile y discotecas.

g)     Servicios telefónicos.

h)     Servicios de peluquería e institutos de belleza.

i)        Utilización de instalaciones deportivas.

j)       Revelado de fotografías y estudios fotográficos.

k)      Servicios de aparcamiento y estacionamiento de vehículos.

l)        Servicios de video-club.

m)   Servicios de tintorería y lavandería.

n)     Utilización de autopistas de peaje.

Si quieres conocer mejor todo lo relacionado con las facturas te animo a que consultes la Ley 58/2003, de 17 diciembre, General Tributaria, en su artículo 29, 2e) en el artículo 164, apartado uno, nº 3 de la Ley 337/92 y Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligacione de facturación, y se modifica el Reglamente del Impuesto sobre el Valor Añadido.

Tan solo un par de tardes después de conocer la historia de los muebles de segunda mano, empecé a leer uno de los últimos libros de José Antonio Marina “Los secretos de la motivación” muy recomendable, como todos los de Marina.

Motivación= Deseos+ incentivos+ facilitadores de tarea

Si atendemos a la ecuación podemos entender el porqué la motivación de exigir las facturas es baja por no decir nula. Quién lo desea, para ello se debería tener una gran conciencia social, saber que gracias a lo impuestos hay EDUCACIÓN, SANIDAD, MEDIOS DE TRANSPORTE, CULTURA…Y mi experiencia de madre me dice que los libros de texto distan mucho de educar en este aspecto.  Respecto a los incentivos o castigos está comprobado que cuándo las empresas o particulares las necesitan para desgravar o solicitar subvenciones pues la motivación aumenta. Por último, los facilitadores de la tarea tienen poco de facilitador, te reto a que leas el Real Decreto que he citado antes.

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